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Deutschland versinkt im Mittelmaß – Wie Unternehmen die Digitalisierung selbst vorantreiben können

Mithilfe eines plattformübergreifenden Aktensystems können alle Mitarbeiter innerhalb des Netzwerks auf notwendige Dokumente zurückgreifen.

Mithilfe eines plattformübergreifenden Aktensystems können alle Mitarbeiter innerhalb des Netzwerks auf notwendige Dokumente zurückgreifen.
Foto: Alper Çuğun / flickr.com; Lizenz: CC BY 2.0

Anzeige Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran – Arbeiten 4.0 wird für deutsche Unternehmen immer relevanter. Aber ist unser Land gut auf den digitalen Wandel vorbereitet und welche Technologien können Unternehmen schon sinnvoll einsetzen? Ein kurzer Blick hinter die Kulissen.

Der in diesem Jahr vorgestellte Bericht zum „Innovationsindikator 2017“ von acatech und dem Bundesverband der deutschen Industrie sieht Deutschland im Bereich der Digitalisierung weit abgeschlagen hinter den großen Industrienationen auf Platz 17. Damit wird der deutschen Wirtschaft erneut eine schlechte Vorbereitung für den Umgang mit neuen digitalen Technologien bescheinigt. Und das als viertgrößte Volkswirtschaft weltweit. Als großes Problem wird der schleppend voranschreitende Breitbandausbau gesehen. Die Nutzung und der Ausbau von Cloud-Diensten ist somit kaum möglich.

Viele Unternehmen haben dieses Problem erkannt und haben sich auf Systeme spezialisiert, die anderen Unternehmen dabei helfen, Ihre Prozesse zu digitalisieren. Beispielsweise ist es ein erster sinnvoller Schritt, digitale Akten anzulegen. Die Zeiten von überfüllten Aktenschränken mit unübersichtlichen Ordnerstrukturen sind längst vorüber. Mithilfe eines plattformübergreifenden Aktensystems können alle Mitarbeiter innerhalb des Netzwerks auf notwendige Dokumente zurückgreifen. Sei es während eines Meetings, im Büro oder unterwegs im Zug. Dabei werden gleichzeitig auch Druckkosten gespart. Einzelne Änderungen in Dokumenten können zudem über Versionsverläufe nachverfolgt werden und mit Kommentaren versehen werden. Ab dem Jahr 2020 wird die elektronische Ablage für Bundesbehörden zur Pflicht. Dafür werden insgesamt etwa 200.000 Arbeitsplätze mit der elektronischen Aktenführung ausgestattet werden, so der Plan der Bundesregierung. Lange werden sich also auch kleine Unternehmen nicht mehr vor der Digitalisierung verstecken können. Hier können Sie weiterlesen welche unbegrenzten Möglichkeiten die digitale Vernetzung bietet.

Ein weiterer spannender Bereich, wo die Digitalisierung optimal genutzt werden kann, ist das Vertragsmanagement. Von Kaufverträgen, Mietverträgen über Supportverträgen bis zu Kooperationsverträgen kann digital alles abgehandelt werden. Mithilfe von sogenannten M-Files kann abteilungsübergreifend jeder Vertragsangelegenheit effizient und unproblematisch gelöst werden. Dazu unterstützen dazugehörige Workflow-Prozesse verschiedene Prüfstufen (zum Beispiel Revisionssicherheit). Wiedervorlagen bei Kündigungsfristen oder Genehmigungsabwicklungen sind damit hilfreich und transparent für jeden Verantwortlichen einsehbar.

Mit simplen Softwareumstellung und Vertrauen in digitale Strukturen können Unternehmen Ihre internen und externen Prozesse schnell und jederzeit optimieren. Die Digitalisierung fordert innovative Rahmenbedingungen, die vom Staat schnellstmöglich umgesetzt werden müssen. Einen nicht unerheblichen Anteil dazu können Unternehmen in Kooperation mit Softwareanbietern jedoch auch selbst leisten.

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