Digitale Beurkundung von Gesellschaftsverträgen

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Anzeige Die digitale Beurkundung von Gesellschaftsverträgen ermöglicht Gründern und Unternehmen, notarielle Termine komplett online durchzuführen. Rechtlich ist dies in Deutschland inzwischen klar geregelt, erfordert aber bestimmte technische und persönliche Voraussetzungen.

Statt eines Besuchs im Notarbüro erfolgt die Beurkundung per Videoidentifikation, elektronischer Signatur und qualifizierter Kommunikationsplattform. Für viele Gesellschaftsformen ist dieses Verfahren zugelassen, andere bleiben dem Präsenztermin vorbehalten.

Wer die Abläufe und Grenzen kennt, kann Zeit und Kosten sparen und Gründungen deutlich effizienter umsetzen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die digitale Beurkundung erlaubt die Online-Gründung bestimmter Gesellschaften per Video-Notartermin.
• Grundlage sind gesetzliche Regelungen, die Online-Beurkundungen und digitale Signaturen zulassen.
• Technische Voraussetzungen sind ein geeigneter Ausweis, stabile Internetverbindung und sichere Plattform.
• Praxisvorteile: weniger Reiseaufwand, schnellere Abstimmung, flexible Terminplanung, bessere Dokumentation.
• Der Online-Notar prüft Identität, Rechtswirksamkeit und sorgt für den Eintrag im Handelsregister.

Digitale Beurkundung: Was heute bereits möglich ist

Welche Gesellschaftsformen digital gegründet werden können

Bestimmte Gesellschaftsformen können in Deutschland heute vollständig online beurkundet und gegründet werden. Dazu zählen insbesondere Standardfälle bei Kapitalgesellschaften, während komplexe oder stark individuelle Gestaltungen oft weiterhin eine Präsenzbeurkundung erfordern.

Im Fokus stehen vor allem Gründungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaften (UG), bei denen der Gesetzgeber digitale Verfahren ausdrücklich zugelassen hat. Sonderformen, umfangreiche Satzungsanpassungen oder umfangreiche Sachgründungen sind häufig ausgenommen.

Entscheidend ist die Prüfung im Einzelfall, ob die gewünschte Struktur in das digitale Verfahren passt.

Rolle und Funktionsweise des Online-Notars

Der Online-Notar erfüllt in der digitalen Beurkundung dieselbe rechtliche Funktion wie im Präsenztermin, nutzt jedoch speziell gesicherte IT-Systeme. Er berät, entwirft den Gesellschaftsvertrag, prüft die Identität der Beteiligten und beurkundet den Vorgang in einem elektronischen Protokoll.

Die Kommunikation erfolgt über eine zertifizierte Videoplattform mit Ende-zu-Ende-Schutz. Teilnehmer müssen während der gesamten Beurkundung sichtbar bleiben, damit der Notar Willen, Verständnis und Identität sicher beurteilen kann.

Anschließend sorgt der Notar für die elektronische Einreichung der Unterlagen beim Registergericht und begleitet den Eintrag im Handelsregister.

Rechtliche Rahmenbedingungen der Online-Beurkundung

Gesetzliche Grundlagen und Grenzen

Die rechtlichen Grundlagen der Online-Beurkundung ergeben sich aus Anpassungen im Notar- und Gesellschaftsrecht, die digitale Verfahren ausdrücklich zulassen. Diese Regelungen definieren genau, welche Rechtsgeschäfte online möglich sind und welche Sicherheitsstandards gelten müssen.

Online-Beurkundungen sind auf klar definierte Vorgänge begrenzt, um Missbrauch und Unklarheiten zu vermeiden. Dazu gehören vor allem Standardgründungen und ausgewählte Registeranmeldungen. Rechtsgeschäfte mit hohem Konflikt- oder Erklärungsbedarf bleiben überwiegend der Präsenzbeurkundung vorbehalten.

Für Unternehmen bedeutet dies: Der digitale Weg ist praktikabel, aber nicht in jedem Einzelfall einsetzbar.

Identitätsprüfung und elektronische Signatur

Die Identitätsprüfung ist Kernstück der rechtlichen Sicherheit bei Online-Beurkundungen. Sie erfolgt über elektronische Ausweisdokumente, spezielle Identifikationsverfahren und eine kontinuierliche Videoverbindung mit dem Notar. Nur wenn Identität und Geschäftsfähigkeit zweifelsfrei feststehen, kann die Beurkundung durchgeführt werden.

Die Unterschriften der Beteiligten werden durch qualifizierte elektronische Signaturen ersetzt, die rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichstehen. Diese Signaturen werden mit der elektronischen Urkunde des Notars verbunden und revisionssicher gespeichert.

So entsteht ein digitales Beurkundungsdokument, das von Gerichten und Behörden anerkannt wird.

Praktischer Ablauf: Von der Vorbereitung bis zum Handelsregister

Schritt-für-Schritt-Ablauf der digitalen Beurkundung

Die digitale Beurkundung eines Gesellschaftsvertrags folgt einem klar strukturierten Ablauf, der dem klassischen Notartermin sehr ähnlich ist. Unterschied ist vor allem der digitale Kommunikationsweg und die technische Umsetzung der Unterschrift.

Typischerweise beginnt der Prozess mit der Kontaktaufnahme zum Notar, der Klärung des Gründungsvorhabens und dem Entwurf des Gesellschaftsvertrags. Nach Prüfung des Entwurfs durch die Beteiligten wird ein Video-Beurkundungstermin vereinbart.

Im Termin liest der Notar die Urkunde vor, erläutert die Regelungen, beantwortet Fragen und führt anschließend die elektronische Unterzeichnung durch. Danach folgen elektronische Einreichung und Bearbeitung durch das Registergericht.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Für eine reibungslose Online-Beurkundung benötigen alle Beteiligten geeignete technische Ausstattung und identifizierbare Ausweisdokumente. Dazu gehören ein Computer oder Tablet mit Kamera und Mikrofon, eine stabile Internetverbindung und Zugang zu den erforderlichen Signatur- und Identifikationsdiensten.

Organisatorisch sollten die gesellschaftsrechtlichen Fragen, Beteiligungsverhältnisse und Eckdaten der Gründung vor dem Termin geklärt sein. Je besser der Entwurf vorbereitet ist, desto effizienter verläuft der digitale Termin. Unterstützung bietet hier ein erfahrener Online-Notar aus Oldenburg, wie der Online-Notar aus Oldenburg, der Gründungsvorhaben strukturiert begleitet.

Vorteile und Einsatzbereiche in der unternehmerischen Praxis

Zeit- und Kostenvorteile für Gründer und Unternehmen

Digitale Beurkundungen bieten spürbare Zeit- und Effizienzgewinne, insbesondere für Gründer, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Reisewege, Terminabstimmungen vor Ort und organisatorische Aufwände rund um den Besuch im Notarbüro entfallen.

Unterlagen lassen sich vorab elektronisch abstimmen und anpassen, wodurch sich Entscheidungsprozesse beschleunigen.

Auch für bestehende Gesellschaften, die Veränderungen im Gesellschafterbestand oder Anpassungen im Gesellschaftsvertrag vornehmen, können digitale Verfahren den Aufwand deutlich reduzieren, sofern der Vorgang rechtlich dafür geeignet ist.

Typische Anwendungsfälle und Grenzen in der Praxis

Besonders attraktiv ist die Online-Beurkundung für standardisierte Gründungen, etwa von Start-ups, Familiengesellschaften oder kleineren Beteiligungsstrukturen mit klarer Rollenverteilung. Auch einfache Registeranmeldungen und bestimmte Änderungen im Gesellschaftsvertrag lassen sich digital gut abbilden.

Grenzen zeigen sich bei stark verhandelten Beteiligungsmodellen, umfangreichen Katalogen besonderer Rechte oder komplexen Sachgründungen. In solchen Situationen ist die persönliche Präsenz im Notartermin oft sinnvoll, um lange Verhandlungen, Nachfragen und spontane Anpassungen effizient zu lösen.

Unternehmen sollten daher jeweils prüfen, ob der digitale oder der klassische Weg besser passt.

Vergleich: Digitale vs. klassische Beurkundung

Strukturierte Liste: Wichtige Schritte für Gründer

1. Klärung der passenden Rechtsform und der Beteiligungsverhältnisse.
2. Auswahl eines notariellen Ansprechpartners mit digitalem Beurkundungsangebot.
3. Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Unterlagen für den Gesellschaftsvertrag.
4. Prüfung des Vertragsentwurfs durch alle Gesellschafter und Sammlung von Änderungswünschen.
5. Technische Vorbereitung des Online-Termins (Gerätecheck, Ausweise, Signaturzugang).
6. Teilnahme am Video-Beurkundungstermin und elektronische Unterzeichnung.
7. Nachbereitung durch den Notar und Eintrag der Gesellschaft im Handelsregister.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist die digitale Beurkundung rechtlich genauso wirksam wie der Präsenztermin?

Die digitale Beurkundung ist bei zulässigen Vorgängen rechtlich genauso wirksam wie ein klassischer Notartermin. Voraussetzung ist, dass alle gesetzlichen Anforderungen an Identitätsprüfung, Signatur und technische Sicherheit erfüllt sind.

Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für eine Online-Beurkundung?

Für eine Online-Beurkundung benötigen Sie ein geeignetes Endgerät mit Kamera und Mikrofon, eine stabile Internetverbindung und ein gültiges Ausweisdokument. Zusätzlich ist meist der Zugang zu einem zertifizierten Signatur- oder Identifikationsdienst erforderlich.

Eignet sich die Online-Beurkundung für komplexe Gesellschaftsverträge?

Komplexe Gesellschaftsverträge lassen sich teilweise auch digital beurkunden, stoßen aber im Online-Verfahren schneller an Grenzen. Bei umfangreichen Verhandlungen oder individuell ausgestalteten Beteiligungsmodellen kann ein Präsenztermin organisatorisch und inhaltlich sinnvoller sein.