So muss ein professioneller Anrufbeantworter klingen

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Anzeige Visitenkarten und Werbeanzeigen sind als ein Teil eines cleveren Marketingkonzeptes nicht mehr wegzudenken. Doch was viele Unternehmen nicht oder nur selten fokussieren, ist die Ansage auf ihrem Anrufbeantworter. Dabei gilt diese als Aushängeschild einer jeden Firma. Wie eine professionelle Ansage auf dem Anrufbeantworter klingen muss, beschreibt dieser Artikel.

Der Text entscheidet

Bevor der Anrufbeantworter besprochen werden kann, muss ein geeigneter Text her. Dieser sollte nicht lieblos wirken. Der Text, der auf den Anrufbeantworter gesprochen wird, muss kurz und knapp sein und in erster Linie sachlich informieren. Wichtig ist, den Anrufer über den Grund der Abwesenheit aufzuklären. Oftmals reicht ein schlichter Text bereits aus.

Beispiel: „Guten Tag! Sie sprechen mit dem Anrufbeantworter der Firma XY. Leider erreichen Sie uns momentan nicht persönlich, da Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten anrufen. In dringenden Fällen können Sie uns Mobil unter 0123 4567890 erreichen oder hinterlassen Sie uns nach dem Signalton eine Nachricht. Wir bedanken uns für Ihren Anruf!“

Der Text auf dem Anrufbeantworter sollte immer professionell gehalten und vor allem höflich sein. Die Option, dass der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann, wird häufig genutzt und signalisiert, dass der Kunde trotz der momentanen Abwesenheit mit seinem Anliegen nicht allein gelassen wird.

Individualisierung einzelner Abteilungen

Oft gibt es in Unternehmen mehrere Abteilungen, die eine eigene Durchwahl haben. Es ist sinnvoll, die Ansagen für den Anrufbeantworter zu individualisieren. Zudem ist es möglich, auf die Zentrale oder einen anderen Mitarbeiter zu verweisen. Gerade bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen hat sich diese Methode bewährt.

Beispiel: „Guten Tag! Sie sprechen mit dem Anrufbeantworter der Firma XY und sind verbunden mit der Abteilung XY, Frau / Herr XY. Leider erreichen Sie mich momentan nicht persönlich. In dringenden Fällen können Sie sich an die Zentrale mit der Durchwahl 00 wenden oder Sie hinterlassen mir eine Nachricht nach dem Signalton. Ich bedanke mich für Ihren Anruf!“

Professionalität versus Originalität

In der Berufswelt muss sich jeder Unternehmer und jeder Mitarbeiter die nötige Professionalität wahren. Dies gilt insbesondere bei den Ansagen für Anrufbeantworter. Unangemessene Sprüche sind zu unterlassen. Unternehmen, die auf einen seriösen Text setzen wollen, werden im Internet fündig. Es gibt viele Beispieltexte, die sich auf die eigene Unternehmung adaptieren lassen. Die Ansagen auf dem Anrufbeantworter sind das Aushängeschild und dienen der Kommunikation, die wiederum zum wichtigsten Baustein der Kundengewinnung gehört.

Während der Aufzeichnung der Ansage sollte es im Raum ruhig sein. Störende Hintergrundgeräusche sind unbedingt zu vermeiden. Dies gilt ebenso für Musik. Der Text sollte nicht gezwungen klingen, sondern frei und freundlich vorgetragen werden.

Die gesprochene Visitenkarte

Nichts ist unprofessioneller als einen Kunden mit seinem Anliegen warten zu lassen. Eine gute Beratung ist das oberste Gebot. Dies kann nur gelingen, wenn jedes Unternehmen von vornherein auf eine gute Ausstattung und einen Anrufbeantworter setzt. Es ist wichtig, grundlegende Schritte einzuhalten, die für den nötigen Erfolg sorgen.

Neben der Nennung des Firmennamens, der Bürozeiten und Informationen über die Erreichbarkeit ist der Anrufbeantworter einzuschalten. Viel zu oft wird dieser Vorgang vergessen. Die Ansagen auf einem Anrufbeantworter können noch so professionell und freundlich sein, wenn kein Rückruf erfolgt. Die Bearbeitung der Anrufe in Abwesenheit genießt eine hohe Priorität. Ist es möglich, eine Rufumleitung einzurichten, sollte diese Funktion genutzt werden. Mit dem richtigen Konzept kann jeder auf ein cleveres Marketingkonzept zurückgreifen und mit der richtigen Vorlage gelingt die Ansage auf dem Anrufbeantworter mühelos.