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Der Fuhrpark: Welche Bedeutung hat die Car Policy?

Fuhrpark

Foto: twenty20photos

Anzeige Bei der sogenannten Car Policy handelt es sich um Richtlinien, die in Bezug auf die Fahrzeugflotte eines Unternehmens aufgestellt werden. Darin festgehalten werden unter anderem die Voraussetzungen der Nutzung eines Firmenfahrzeugs, den allgemeinen Umgang im geschäftlichen und privaten Bereich sowie die Vergabe an Mitarbeiter. Definierte Regeln und Richtlinien sollen Klarheit und Transparenz schaffen und helfen dabei Fahrzeuge kosteneffizient zu managen.

Warum benötigen Unternehmen eine Car Policy?

Viele Unternehmen unterhalten heute einen Fuhrpark. Die Dienstfahrzeuge stehen den Mitarbeitern für geschäftliche Außendiensttätigkeiten, aber auch oftmals für den privaten Gebrauch zur Verfügung. Diese Möglichkeit ist ein beliebtes Instrument der Mitarbeitermotivation und -bindung. Hierbei kommen einige Fragen auf, denn wer trägt die Kosten bei einem Schaden? Welcher Mitarbeiter bekommt überhaupt ein Dienstfahrzeug und unter welchen Bedingungen? Wie darf sich die Ausstattung gestalten? Genau diese Regularien werden in der Car Policy festgehalten, die die Rahmenbedingungen des Flottenmanagements gestalten. Mit dem Regelwerk kann der Flottenmanager Entscheidungen hinsichtlich der Fahrzeugmodelle bis hin zur Nutzung treffen.

Was muss eine Car Policy beinhalten?

Bei der Ausgestaltung der Car Policy haben Entscheider einen großen Spielraum, denn rechtliche Verbindlichkeiten gibt es nicht. Es handelt sich dabei um ein firmeninternes Regelwerk. Richtlinien über Modelle, Vergabe und die Nutzung von Firmenwagen werden selbst definiert.

In der Car Policy wird festgelegt unter welchen Voraussetzungen ein Mitarbeiter welchen Firmenwagen geschäftlich nutzen oder diesen sogar als Privatfahrzeuge fahren darf. Dies kann je nach Abteilung und Hierarchie variieren, was ebenso in der Car Policy berücksichtigt wird. Ein Beispiel dafür wäre, dass ein Geschäftsführer einen Firmenwagen mit mehr Ausstattung bekommt als ein Angestellter. Ferner wird schriftlich festgehalten, wann Fahrzeuge zu einer Kontrolle müssen oder eine Wartung durchlaufen. Auch die Handhabung bei einem Schaden kann in der Car Policy genauso festgehalten werden, wie der Umgang mit den Tankkosten, der Reinigung und den Übergabefristen.

Ein besonders wichtiger Punkt beim Flottenmanagement ist die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften. Diese garantieren die Sicherheit der Fahrer und Nutzer eines Fahrzeugs und ist zwingend umzusetzen. Ansonsten können hohe Bußgelder drohen. Die Sicherheitsvorschriften lassen sich in die Car Policy integrieren. Damit es bei einem Unfall nicht zum Vorwurf der groben Fahrlässigkeit kommt, kann die Car Policy hier als Nachweis herangezogen werden. Eine umfassende Dienstwagenrichtlinie bietet Fahrzeughaltern, dem Fuhrparkmanager und der Geschäftsführung eine ideale Orientierung und zeitgleich eine interne Absicherung.

Die Car Policy sollte in regelmäßigen Abständen auf die Vollständigkeit geprüft werden, denn unter Umständen verändern sich Rahmenbedingungen, sodass das Regelwerk entsprechend angepasst werden muss.

Was ist der Unterschied zu einem Dienstwagenüberlassungsvertrag?

Häufig wird die Car Policy mit einem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt. Diese sind jedoch keinesfalls gleich. Während die Dienstwagenrichtlinien den allgemeinen Umgang mit der Unternehmensflotte regeln und grundsätzliche Regularien beinhalten, definiert der Dienstwagenüberlassungsvertrag eine schriftliche und verbindliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über individuelle Rechte und Pflichten in Bezug auf das Dienstfahrzeug.

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